Ở các bài viết trước, chúng tôi đã hướng dẫn cách tạo lập và ký số hồ sơ điện tử theo hình thức nhúng vào file word. Hình thức này tại thời điểm hiện tại chỉ phù hợp với các loại hồ sơ không thuộc hệ thống cơ quan hành chính Nhà Nước do thể thức văn bản hành chính có những quy định khắt khe hơn.

Ở bài viết này chúng tôi xin hướng dẫn cách thức tạo lập hồ sơ hành chính cũng dựa trên phương pháp nhúng nhưng sẽ nhúng vào file pdf trước khi ký số. Cách thức thực hiện cụ thể như sau:

1. Chuẩn bị

- Hãy cài đặt phần mềm biên tập file PDF, ở đây chúng tôi xin lấy phần mềm Foxit Reader để ví dụ. Tất nhiên có thể sử dụng các phần mềm biên tập file PDF khác cũng được.

- Soạn thảo hoàn thiện về nội dung và thể thức văn bản chính dự kiến sẽ ký số với định dạng Word.

- Hoàn thiện các file tài liệu cần gửi kèm theo văn bản chính.

2. Chuyển đổi sang file PDF

- Khởi động phần mềm Foxit Reader để mở file word cần ký số.

- Tại hộp thoại Open hãy chọn All File (*.*) trong ô loại file sau đó tìm đến file word văn bản chính và bấm Open. Lúc này Foxit Reader sẽ chuyển đổi file word sang định dạng PDF và hiển thị trong giao diện soạn thảo.

3. Đính kèm tài liệu

Để đính kèm các tài liệu hãy vào menu Home\File Attachment

Hoặc bấm vào biểu tượng cái kẹp giấy trên thanh công cụ bên tay trái sau đó bấm vào dấu cộng như hình dưới

Trong hộp thoại tiếp theo hãy chọn Add File… rồi chọn Add Files… để đính kèm file hoặc chọn Add Folder… để đính kèm thư mục

Bấm OK để hoàn thành việc đính kèm các file

Bên khung hiển thị phía tay trái sẽ xuất hiện các file vừa mới được đính kèm.

Bấm Ctrl+S để lưu lại hồ sơ.

4. Ký số hồ sơ

Để ký số hồ sơ, hãy sử dụng VGCASignTool (phần mềm ký số trực tiếp trên máy tính) của Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp để ký hoặc Upload  vào hệ thống Quản lý văn bản để thực hiện ký số, ban hành tương tự như đối với việc ban hành các văn bản hành chính khác.