1. Cách thức thực hiện

Tổ chức, cá nhân có yêu cầu sử dụng dịch vụ chữ ký số chuyên dùng gửi hồ sơ cho Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin - Ban cơ yếu Chính phủ bằng văn bản điện tử có ký số qua một trong các hình thức sau:

a) Giao dịch trực tuyến:

+ Cách 1: Qua hệ thống thư điện tử công vụ: ca@bcy.gov.vn

+ Cách 2: Qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành: Ban cơ yếu Chính phủ.

+ Cách 3: Đăng ký qua Hệ thống thông tin đăng ký, quản lý yêu cầu chứng thực của Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin tại địa chỉ Ban cơ yếu Chính phủ; thông tin chi tiết hướng dẫn sử dụng được đăng tải tại địa chỉ Hướng dẫn. (Khuyến khích thực hiện qua hệ thống trực tuyến, cơ quan, đơn vị có thể quản lý được số liệu, hiện trạng thiết bị của đơn vị mình)

b) Giao dịch qua dịch vụ bưu chính:

Gửi bản chính của văn bản giấy tới địa chỉ: Lô CN27A, Khu công nghệ cao Hòa Lạc, Thạch Thất, Hà Nội.

Các biểu mẫu hồ sơ được đăng tải trên website của Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin: Biểu mẫu quản lý.

2. Quy trình, hồ sơ đề nghị cấp mới chứng thư số

a)  Đối với chữ ký số cá nhân:

- Cá nhân lập đề nghị cấp mới chứng thư số theo Mẫu 01 gửi Cơ quan quản lý trực tiếp (là cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng thuộc các cơ quan Đảng, Nhà nước);

- Cơ quan quản lý trực tiếp tổng hợp và gửi đề nghị theo Mẫu 02 đến Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin. Mẫu 01 được lưu trữ hồ sơ tại cơ quan, đơn vị.

b) Đối với chữ ký số tổ chức:

Tổ chức có nhu cầu cấp mới chứng thư số lập hồ sơ đề nghị theo Mẫu 03 gửi qua dịch vụ bưu chính đến Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin.

Trường hợp cần gửi hồ sơ trực tuyến thì Tổ chức có nhu cầu cấp mới chứng thư số gửi hồ sơ tới cơ quan quản lý trực tiếp cấp trên. Cơ quan quản lý trực tiếp cấp trên tổng hợp theo Mẫu 04, ký số rồi gửi đến Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin.

c) Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin sẽ xem xét và cấp thiết bị lưu khóa bí mật (USB) gửi cho tổ chức theo địa chỉ tiếp nhận đã đăng ký trong hồ sơ.

d) Khi nhận được thiết bị lưu khóa bí mật (USB) từ Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin, cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm bàn giao thiết bị cho chủ thuê bao theo quy định.

e) Cơ quan, tổ chức gửi văn bản đề nghị thời điểm có hiệu lực của chứng thư số theo Mẫu 13 về Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin.

 Lưu ý: Để sử dụng được cho giao dịch thuế điện tử, bảo hiểm xã hội điện tử, dịch vụ công trực tuyến của Kho bạc nhà nước các tổ chúc cần điền đẩy đủ mã số thuế, mã quan hệ ngân sách theo hướng dẫn tại biểu mẫu.

3. Quy trình, hồ sơ đề nghị gia hạn/thay đổi thông tin chứng thư số

a) Cá nhân có nhu cầu gia hạn/thay đổi thông tin lập đề nghị theo Mẫu 07 gửi Cơ quan quản lý trực tiếp. Cơ quan quản lý trực tiếp tổng hợp và gửi đề nghị theo Mẫu 08 đến Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin. Mẫu 07 được lưu trữ hồ sơ tại Cơ quan quản lý trực tiếp.

b) Tổ chức có nhu cầu gia hạn/thay đổi thông tin lập đề nghị theo Mẫu 08 gửi đến Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin

c) Sau khi Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin gửi File chứng thư số mới (*.cer) thì cơ quan, đơn vị tiến hành cài đặt chứng thư số mới vào thiết bị USB đã cấp (Công cụ gia hạn và file hướng dẫn được đăng tải tại link sau: https://ca.gov.vn/documents/20182/6768590/vgca_renew_tool_v1_1.zip/90787235-2f04-418f-b4d5-235120496e06).

 Lưu ý:

- Chứng thư số đề nghị gia hạn và thay đổi nội dung thông tin phải đảm bảo còn thời hạn sử dụng ít nhất 60 ngày để tránh bị gián đoạn khi sử dụng.

- Các trường hợp cần thay đổi thông tin chứng thư số: Khi thông tin của cơ quan, cá nhân lưu trong chứng thư số không còn phù hợp, cụ thể: Cá nhân chuyển công tác đến cơ quan khác trong khối cơ quan nhà nước, hoặc thay đổi địa chỉ thư điện tử; Cơ quan, đơn vị có thay đổi tên cơ quan, tên cơ quan chủ quản, địa chỉ thư điện tử, hoặc có nhu cầu bổ sung mã số thuế vào chứng thư số để giao dịch thuế điện tử.

4. Quy trình, hồ sơ đề nghị thu hồi thông tin chứng thư số

- Bước 1:

+ Trường hợp thiết bị lưu khóa bí mật (USB) bị thất lạc, hoặc hư hỏng, hoặc mật khẩu bị lộ, hoặc trường hợp mất an toàn khác. Cá nhân hoặc cán bộ đại diện cơ quan lập đề nghị thu hồi theo Mẫu 09 gửi Cơ quan quản lý trực tiếp.

+ Các trường hợp khác gồm: cá nhân nghỉ hưu, thôi việc, từ trần, chuyển công tác đến các cơ quan đảng, đoàn thể, cơ quan ngành dọc; cơ quan, đơn vị giải thể… thì Cơ quan quản lý trực tiếp thực hiện đồng thời bước 2, 3 dưới đây.

- Bước 2: Cơ quan quản lý trực tiếp tổng hợp và gửi đề nghị theo Mẫu 10 đến Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin. Mẫu số 09 được lưu trữ hồ sơ tại đơn vị.

- Bước 3: Tiến hành thu hồi thiết bị lưu khóa bí mật (USB):

+ Khi có văn bản thông báo thu hồi thiết bị lưu khóa bí mật của Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin, Cơ quan quản lý trực tiếp tiến hành thu hồi thiết bị lưu khóa bí mật của thuê bao, bàn giao cho Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin (quá trình bàn giao phải lập Biên bản giao, nhận thiết bị lưu khóa bí mật theo Mẫu 14).

+ Trường hợp thiết bị lưu khóa bí mật bị thất lạc, Cơ quan quản lý trực tiếp phải lập Biên bản xác nhận thất lạc theo Mẫu 15 gửi về Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin.

5. Quy trình, hồ sơ đề nghị xin cấp lại chữ ký số cá nhân, tổ chức

- Tiến hành lập Biên bản xác nhận thất lạc theo Mẫu 15;

- Thực hiện thu hồi theo hướng dẫn tại mục 5 văn bản này.

- Thực hiện đề nghị cấp mới chứng thư số tại mục 2 văn bản này.

6. Quy trình, hồ sơ đề nghị khôi phục thiết bị lưu khóa bí mật (mở khóa/lấy lại mật khẩu)

- Cách thứ nhất: (1) Cá nhân hoặc Người quản lý chứng thư số cơ quan lập đề nghị theo Mẫu 11 gửi Cơ quan quản lý trực tiếp. (2) Cơ quan quản lý trực tiếp tổng hợp và gửi đề nghị theo Mẫu 12 đến Sở Thông tin và Truyền thông. Mẫu số 11 được lưu trữ hồ sơ tại đơn vị.

- Cách thứ hai: Cá nhân sử dụng địa chỉ mail đã đăng ký chứng thư số gửi yêu cầu thông tin theo Mẫu 11 vào địa chỉ Email: hotrokyso@hagiang.gov.vn

- Sở Thông tin và Truyền thông sẽ liên hệ (qua điện thoại) để hướng dẫn thực hiện mở khóa từ xa.

7. Về việc sử dụng chữ ký số chuyên dùng trong giao dịch Thuế, bảo hiểm xã hội, dịch vụ công trực tuyến của Kho bạc Nhà nước.

- Chữ ký số chuyên dùng của Ban cơ yếu Chính phủ cấp cho cơ quan, đơn vị, công chức, viên chức trên địa bàn tỉnh Hà Giang được sử dụng để triển khai dịch vụ thuế điện tử, bảo hiểm điện tử, dịch vụ công trực tuyến của Kho bạc Nhà nước và các giao dịch công vụ khác…

- Chữ ký số chuyên dùng được cấp phát miễn phí tới tất cả các cơ quan, cán bộ, công chức, viên chức. Do đó đề nghị không sử dụng thêm các loại chữ ký số công cộng để thực hiện các giao dịch của cơ quan (Thuế, Bảo hiểm, Kho bạc….)

(Chi tiết hồ sơ biểu mẫu nêu tại Thông tư số 185/2019/TT-BQP kèm theo)

Thông tin chi tiết: 0913.332.452 (đ.c Tạ Văn Khương - Phòng CNTT).