I. ĐỐI VỚI TÀI LIỆU ONLINE
1. Với định dạng PDF
Tải tài liệu về sau đó sử dụng phần mềm Adobe Acrobat Reader DC để mở.
- Trường hợp tài liệu đã được ký số sẽ xuất hiện biểu tượng Signature Panel ở góc phía trên, bên phải giao diện hiển thị.
- Trường hợp chữ ký số không hợp lệ sẽ xuất hiện cảnh báo Certification by is invalid ở phía trên bên trái giao diện hiển thị.
- Trường hợp trong tài liệu có nhiều chữ ký số, hãy bấm chuột vào biểu tượng Signature Panel để hiển thị danh sách các chữ ký số đã được ký trong tài liệu.
Hãy bấm chuột vào chữ ký cần kiểm tra, phần mềm sẽ chuyển đến khu vực chữ ký số đó được đặt trong tài liệu, muốn xem thông tin chi tiết hãy bấm vào hình ảnh chữ ký số trên tài liệu.
- Trường hợp tài liệu chưa được chỉnh sửa, trong thông báo sẽ có dòng: "The document has not been modified since this signature was applied" dịch nôm na sang tiếng Việt có nghĩa là "Tài liệu chưa được sửa đổi kể từ khi chữ ký này được chèn vào tài liệu"
- Trường hợp tài liệu đã được chỉnh sửa sẽ xuất hiện thông báo như sau.
Nội dung thông báo có nghĩa:
"Lỗi trong quá trình xác minh chữ ký. Chữ ký chứa dữ liệu không chính xác, không được nhận dạng, bị hỏng hoặc đáng ngờ."
2. Đối với các tài liệu của bộ phần mềm Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint...
Sử dụng phần mềm Word, Excel, PowerPoint để mở tài liệu tương ứng.
Nếu tài liệu đã được ký số và chưa bị chỉnh sửa, sẽ xuất hiện thông báo phía trên giao diện hiển thị thông báo:
Nội dung của thông báo phía trên: "ĐÁNH DẤU HOÀN THIỆN Tác giả đã đánh dấu tài liệu này là bản hoàn thiện để không khuyến khích chỉnh sửa"
Nội dung của thông báo phía dưới: "CHỮ KÝ Tài liệu này có chứa chữ ký hợp lệ"- Muốn xem thông tin chữ ký số hãy bấm vào nút View Signatures... (xem chữ ký), bên tay phải giao diện sẽ xuất hiện danh sách các chữ ký số đã được ký trên tài liệu.
Bấm vào mũi tên chỉ xuống để mở ra các lựa chọn. Chọn Signature Details... để xem chi tiết thông tin chữ ký số
Muốn hủy bỏ chữ ký số hãy chọn Remove Signature
- Một số dạng hiển thị của chữ ký số trong các tài liệu của Microsoft
- Muốn chỉnh sửa tài liệu hãy bấm vào nút: Edit Anyway (Chỉnh sửa)
Lưu ý: Khi bấm vào Edit Anyway thì chữ ký số đã ký trước đây sẽ bị hủy và tài liệu sẽ không có giá trị pháp lý. Hãy Download lại bản gốc nếu cần thiết.
II. TÀI LIỆU TRÊN HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN
Hiện nay toàn tỉnh đang sử dụng chung một hệ thống quản lý văn bản VNPT-iOffice. Hệ thống này đã được tích hợp công cụ ký số của Ban cơ yếu Chính phủ nên có thể kiểm tra chữ ký số trực tiếp trên hệ thống.
Khi mở một văn bản trên hệ thống, nếu văn bản đó đã được ký số thì sẽ xuất hiện thông báo như sau:
Ngoài ra, nếu muốn kiểm tra các tài liệu kèm theo có thể chọn chức năng kiểm tra ký số để xem từng tài liệu
Đối với phiên bản QLVB 4.0 sẽ xuất hiện giao diện vừa để ký số vừa để kiểm tra. Khi bấm vào chữ ký số sẽ xuất hiện thông báo như hình dưới.
