Việc quy định như trên sẽ tiết kiệm được rất nhiều thao tác của người soạn thảo và người làm công tác văn thư khi ban hành văn bản. Và để thực hiện được như vậy thì khi soạn thảo văn bản chúng ta cần gộp toàn bộ các tài liệu kèm theo vào chung cùng với file văn bản chính.
Tuy nhiên, theo Quy định NĐ30 thì những tài liệu kèm theo này phải được đánh số trang độc lập với văn bản chính nên một số người sẽ gặp khó khăn.
Để giải quyết các yêu cầu trên, chúng ta hãy làm như sau:
1. Soạn thảo văn bản
Hãy soạn thảo toàn bộ nội dung văn bản chính và các tài liệu kèm theo trên cùng một file và sắp xếp theo thứ tự yêu cầu. Tức là các tài liệu kèm theo được đặt nối tiếp ngay sau phần kết thúc của văn bản chính.
2. Đánh số trang cho toàn bộ văn bản
Theo quy định của NĐ30, số trang văn bản được đặt ở chính giữa phần đầu của mỗi trang (Header), cỡ chữ 13 hoặc 14, không hiển thị số trang thứ nhất.
Hãy thực hiện như sau:
- Chọn menu Insert\Page Number
- Chọn Top of page rồi chọn như hình dưới
- Tiếp theo hãy chọn như hình dưới
Bấm ESC để thoát. Như vậy số trang đã được hiển thị theo đúng quy định tuy nhiên việc đánh số trang theo cách thông thường này thì toàn bộ các trang của các tài liệu có trong file văn bản đều được đánh số liên tiếp xuyên qua các tài liệu, không phân tách được số trang của từng tài liệu. Phần tiếp theo sẽ giải quyết vấn đề này.
3. Điều chỉnh số trang
Hãy nháy đúp chuột vào số trang vừa được chèn sau đó chọn (bôi đen) số trang, sẽ xuất hiện các thông tin để chỉnh sửa về Font chữ và cỡ chữ.
Hãy chọn Font chữ là Times New Roman và cỡ chữ là 13 hoặc 14
4. Phân tách số trang theo từng tài liệu
Giả sử sau khi soạn thảo ta có dạng nối tiếp tài liệu như sau:
Hãy di chuyển con trỏ chuột tới vị trí cần phân tách giữa các tài liệu (mũi tên trong hình trỏ đến vị trí cần phân tách).
Tiếp theo hãy chọn menu Layout/Breaks/Next Page
Như vậy phần pụ lục đã được tách ra khỏi phần văn bản chính
Ở đây ta thấy số trang của phụ lục vẫn được nối tiếp theo số trang của văn bản chính. Như vậy không đúng theo quy định.
Nếu không thấy xuất hiện đường phân tách (Footer -Section và Header -Section) như trên hình thì hãy bấm đúp chuột vào số trang (19) để mở phần chỉnh sửa số trang như hình trên.
Tiếp theo Hãy bấm chuột phải vào số trang (19)
- Chọn Format Page Numbers…
- Hãy nhập số 1 vào ô Start at để đánh lại số trang cho phần phụ lục.
Nếu thấy số (1) hiển thị thay thế cho số (19) ở trên có nghĩa là số trang đã được tách riêng cho phần phụ lục tuy nhiên đối với trang đầu tiên không được đánh số trang. Vì vậy, hãy chọn như hình dưới để không hiển thị số trang đầu tiên.
Bấm ESC để hoàn thành
Tương tự đối với các phụ lục hoặc tài liệu khác
5. Xóa phân tách số trang
Trong trường hợp không ưng ý với việc phân tách số trang và muốn sửa lại thì cần phải xóa phân tách trước đó để làm lại
Các xóa như sau.
Bấm tổ hợp phím: Ctrl+H hoặc chọn Home>Replace
Xuất hiện hộp thoại tìm kiếm và thay thế
Hãy nhập "^b" vào ô Find what sau đó bấm nút Replace All
Tất cả các phân tách được tạo trong file sẽ được xóa.
Lưu ý:
Khi soạn thảo các văn bản gắn liền với các tài liệu kèm theo thì không cần ghi dòng chữ kèm theo văn bản chính.
Các thông tin liên quan
Ký số hồ sơ điện tử doanh nghiệp
Hướng dẫn sử dụng phần mềm VsignPDF
Thiết lập hình ảnh chữ ký số theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP
Quyết liệt ứng dụng CNTT trong giải quyết thủ tục hành chính