Đây là nội dung chính được nêu trong Nghị định 45/2020/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử. Nghị định chính thức có hiệu lực từ ngày hôm nay 22/5/2020.

Tại Điều 10 Nghị định 45/2020 quy định tổ chức, cá nhân được quyền yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp bản sao điện tử đối với các loại giấy tờ, tài liệu chưa được số hóa, lưu trữ, kết nối, chia sẻ với cổng dịch vụ công quốc gia, cổng dịch vụ công, hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh.

Theo đó, có hai cách để cấp bản sao điện tử:

Cách 1: Tổ chức, cá nhân yêu cầu cấp bản sao điện tử từ sổ gốc. Trong trường hợp này, cơ quan đang quản lý sổ gốc căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao điện tử có chữ ký số của cơ quan cho người yêu cầu.

Bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch.

Cách 2: Tổ chức, cá nhân yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính. Với trường hợp chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, cách thức được thực hiện như sau:

- Tổ chức, cá nhân xuất trình bản chính giấy tờ, tài liệu làm cơ sở để chứng thực bản sao;

- Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, chụp điện tử bản chính, nhập lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính và thực hiện ký số của người chứng thực, cơ quan có thẩm quyền chứng thực và cập nhật vào sổ chứng thực.

Tương tự, bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính dạng văn bản giấy cũng có giá trị sử dụng thay cho bản chính để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch.

Như vậy, để nâng cao hiệu quả làm việc và giao dịch trên môi trường mạng thì một trong những vấn đề mang tính then chốt đó là các giấy tờ của các cá nhân, tổ chức su khi đã được chứng thực điện tử để thực hiện giao dịch trực tuyến đều phải được chấp nhận và có giá trị pháp lý. Việc các tổ chức, cá nhân yêu cầu cấp bản sao điện tử là một điều hết sức cần thiết và thiết thực. Cũng nhờ đó mà từ nay các tổ chức, cá nhân muốn giải quyết các thủ tục hành chính sẽ không cần phải đến tận nơi để gửi hồ sơ mà có thể gửi hồ sơ bằng hình thức trực tuyến.